Organização de documentos

A Importância da Organização dos Documentos da Empresa

As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e como fazem, inviabiliza saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo como conseqüência, resultados desastrosos e às vezes irreversíveis. Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a se darem conta de que precisariam se organizar para poder continuar utilizando esse precioso bem, obrigando as empresas a buscarem alternativas mais inteligentes do que o mero ato de arquivar seus documentos. Mas esses mesmos documentos e arquivos ainda estão presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo. Portanto, a importância ou não a eles atribuída depende da necessidade da informação e para tanto, essas informações precisam ser tratadas e organizadas segundo critérios muitas vezes generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação, ou criados pela própria empresa ou instituição, baseando-se em sua atividade fim ou necessidades específicas de processos de trabalho.

Veja algumas vantagens da Organização de documentos:

  • Organização física ou eletrônica adequada;
  • Sistema de identificação visual;
  • Padronização dos métodos de arquivamento;
  • Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
  • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
  • Eliminação das dificuldades para localização e manutenção dos arquivos;
  • Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos;
  • Redução das horas gastas no planejamento e execução para melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de documentos e informações;
  • Redução de despesas com multas fiscais, trabalhistas ou judiciais por não cumprir os prazos de apresentação da documentação exigida;
  • Ambiente de trabalho organizado e limpo.
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A documentação de uma empresa só não é mais valiosa que seu patrimônio humano, por isso, deve ser guardado com todos os cuidados necessários a prevenção de perdas.